폴더 관리체계 혁신, PARA 시스템으로 4단계로 완벽 정리하는 방법

메모나 폴더를 더 효율적으로 관리하면 일의 능률도 오르고, 필요한 자료를 찾기도 쉽습니다. 이를 위해 분류가 필요합니다. 최근에 이를 효과적으로 분류하는 분류체계인 PARA에 대해서 알게 됐습니다. 이를 폴더 관리체계에 적용하면 효율적이라고 하는데요.

이 포스팅에서는 PARA 시스템으로 폴더 관리체계를 만들고, 4단계로 완벽 정리하는 방법을 알아보았습니다.

PARA 시스템은 익히 알고 있었지만, 구체적인 사례를 아래 영상에서 알 수 있습니다. 영상에서는 PARA 대신에 단기 프로젝트, 계속 관리, 자료, 아카이빙으로 4단계 분류를 설명하고 있습니다. PARA는 Project, Area, Resource, Archiving의 4가지 분류로 메모를 관리하는 시스템입니다. 영어를 사용하니 의미가 와 닿지 않아 위와 같이 한글을 사용했다고 합니다.

내용 요약

폴더 정리는 기록을 쉽게 찾아 다시 활용할 수 있게 최소한의 노력으로 관리하는 게 핵심입니다. 이를 위해 디지털 기록 정리의 대가 티아고 포르테는 “PARA 시스템”을 제안했습니다. 이 정리법은 기록을 활용 빈도와 중요도에 따라 아래 네 가지 카테고리로 구분합니다.

• Projcect(단기 프로젝트): 현재 진행 중인 프로젝트와 관련된 기록
• Area(계속 관리) 지속적으로 중요한 관리 대상, 반복적인 업무
• Resource(자료) 나중에 유용하게 활용할 기록(영감, 기사, 독서 노트 등)
• Archiveing(아카이빙) 완료된 프로젝트와 비활성화된 기록을 보관.

이 시스템은 기록을 사용 빈도에 따라 심플하게 정리하여, 필요한 순간에 빠르게 찾고 사용할 수 있도록 설계되었습니다. 특히, 초기 대량 정리가 부담스러울 경우 모든 기록을 아카이빙 폴더에 임시로 넣은 뒤 필요한 순간 새롭게 정리하며 시작할 수 있습니다.

핵심은 복잡한 폴더 구조를 피하고 최소한의 기준으로 심플하게 관리하며, 새로운 프로젝트나 업무가 시작될 때마다 조금씩 업데이트해 활용하는 데 있습니다.

알 수 있는 내용

영상에서는 PARA 시스템을 이용해 분류하는 구체적인 방법과 예를 알 수 있습니다. 저장소에 따라 용도를 다르게 하는 점이 특이했는데요. 예를 들어, 문서는 구글 드라이브, 글은 에버노트, 협업 프로젝트는 노션, 사진과 영상은 네이버 마이 박스 등으로 관리한다고 합니다.

자주 사용하는 폴더를 밖으로 꺼내 접근성을 높인다고 하는데, 저도 계획과 관련된 폴더는 따로 빼서 쓰고 있습니다.

활용 방안

폴더를 위와 같이 한 번에 정리하기는 어렵습니다. 그보다 아래 순서대로 점진적으로 하는 게 효율적입니다.

• 아카이빙 폴더 생성: 현재 모든 기록을 아카이빙 폴더에 한 번에 모아둡니다.
• 필요할 때만 정리: 새로운 프로젝트나 작업을 시작할 때, 그와 관련된 폴더를 만들어 정리합니다.
• 점진적 정리: 기록은 그때그때 필요한 만큼만 정리하고, 불필요한 시간 낭비를 줄입니다.

새로운 업무나 프로젝트를 할 때는 아래와 같이 진행하면 효율적입니다.

• 새로운 프로젝트 준비: 아카이빙 폴더에서 과거의 관련 기록을 가져와 재활용.
• 주기적 점검: 프로젝트가 끝날 때마다 기록을 아카이빙으로 이동하여 폴더를 간소화합니다.
• 정리 시스템을 꾸준히 업데이트: 기록의 중요도와 사용 빈도에 따라 폴더를 변경 및 재배치.

폴더관리는 단순하고 지속 가능한 시스템을 유지해야 합니다. 모든 폴더를 미리 만들어 놓을 필요 없이 필요한 순간에 폴더를 생성하면 됩니다. 폴더 정리 기준은 최대한 단순하게 유지해야 뇌의 에너지 소모를 줄일 수 있습니다.

PARA 시스템을 이용하면 기록 관리에 소요되는 시간을 줄이고, 프로젝트와 업무를 더 효율적으로 진행할 수 있습니다. 기록 정리로 얻어진 시간과 에너지는 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 조금만 시간을 들이면 금방 익숙해집니다. 폴더 관리체계에 고민이신 분들은 PARA 시스템을 이용해서 한 번 관리해 보시기 바랍니다.